Boletas de pago para trabajadores en formato digital podrán ser entregadas vía web service.Desde que empezó el Estado de Emergencia Nacional a causa del coronavirus, el sector empresarial se vio fuertemente golpeado, sin actividad económica y con miles de desempleados, viviendo con el miedo de lo incierto y la muerte esperando en la calle.
Ahora vivimos en plena reactivación económica, permitiendo a ciertos sectores económicos reiniciar sus actividades comerciales de manera parcial, condicionando la atención a clientes con aplicativos webs. Hoy somos testigos que:
“Los Trabajos en la Web ya no son una Opción, ahora son una Obligación”
Vemos como muchos negocios están implementando pasarelas de pago para sus tiendas virtuales y automatizando con sus Facturadores Electrónico.
Ahora, en el sector de Recursos Humanos, se dio inicio al uso de las Boletas de Trabajadores en formato Digital.
Los empleadores, al implementar la entrega de boletas digitales, no solo cumplen con la obligación de la legislación laboral, sino que también cumplen con la obligación sanitaria, evitando el contagio de virus, ya que para la entrega solo será necesario un dispositivo electrónico, evitando la aglomeración de personas; y ante algún contagio y una posible muerte, la empresa podrá demostrar ante el juez que cumplió con la entrega digital del documento vía plataforma web.
¿Qué necesito para implementar las boletas digitales?
La mejor opción es usar un software de planillas integrado con un servicio web (web service). Tecnología que utiliza protocolos que sirven para intercambiar datos entre aplicativos.
En el medio nacional puedes emitir boletas digitales usando VISUALPLAN, un software de planillas que ha sido probado en algunos clientes con éxitos (www.grupovisualcont.com)
https://www.grupovisualcont.com/software-visualplan/
¿Cuáles son los beneficios al emitir boletas digitales?
Emitir el documento en formato digital te da los siguientes beneficios y ventajas:
- Ahorro de la emisión de papel e impresora.
- Costos de transporte del traslado.
- Rapidez, el trabajador lo obtiene inmediato.
- Marco jurídico, estás amparado ante cualquier contingencia.
- Seguridad, los papales se queman pero los datos se guardan seguros en datacenter.
- Reporte de entrega, la web service registra la prueba para su presentación.
Ahora veamos el detalle de la norma legal
El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, en atención al estado de Emergencia Nacional declarado mediante el Decreto Supremo N° 044-2020-PCM y prorrogado por el Decreto Supremo N° 051-2020-PCM debido a las consecuencias del brote del COVID-19, comunica lo siguiente:
- Los documentos sobre pago de remuneraciones y beneficios sociales (boletas de pago, liquidación de utilidades, entre otros) pueden ser suscritos por los empleadores mediante el uso de la firma digital u otro tipo de firma electrónica conforme a lo previsto por el numeral 3.1 del artículo 3 del Decreto Legislativo N° 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa, y sus modificatorias. Excepcionalmente, durante el periodo de aislamiento social obligatorio (cuarentena), dichos documentos podrán ser suscritos a través de la firma escaneada.
- Tratándose de remuneraciones o beneficios sociales que se paguen a través de entidades del sistema financiero mediante depósito en cuenta, los empleadores pueden poner a disposición del trabajador los respectivos documentos (boletas de pago, liquidación de utilidades, entre otros) aplicando las tecnologías de la información y comunicación (correo electrónico, Intranet, entre otras)
| Siempre que el medio utilizado garantice la constancia de la emisión del documento por el empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador En este supuesto, no se requiere la firma del/la trabajador/a en señal de recepción. |
En tal sentido, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo exhorta a los empleadores al uso de tecnologías de digitalización, información y comunicación para la debida suscripción y entrega de documentos laborales durante el Estado de Emergencia Nacional, conforme a las disposiciones vigentes en materia de simplificación administrativa.
Fuente: Ministerio de Trabajo
Autor: Roberto Maldonado Ortega – Director de la Revista de Consultoría
Especialista en Emprendimientos, Negocios y Sistema Tributario
