Las empresas suelen efectuar reuniones con sus principales clientes a fin de mantener sus relaciones comerciales, así como también otorgales obsequios en ocasiones especiales, a los desembolsos originados con este fin, se les conoce como “Gastos de representación”. En la presente publicación desarrollaremos el tratamiento contable y tributario de los mismos.

DEDUCCIÓN DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Toda vez que estos gastos tiene como finalidad mantener y mejorar la relación con los clientes de la empresa son aceptados por la SUNAT, pero se encuentran sujetos a límite. Así lo establece el inciso q) del articulo 37 de la Ley del Impuesto a la renta.

Los gastos de representación propios del giro o negocio, en la parte que, en conjunto, no exceda el medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos, con un limite máximo de 40 unidades impositivas tributarias.

El reglamento establece que para el limite referido al 0.5% se aplicará a los ingresos brutos menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y demás conceptos de naturaleza similar que respondan a la costumbre de plaza.

DEFINICIÓN DE GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Se consideran gastos de representación propios del giro del negocio:

1. Los efectuados por la empresa con el objeto de ser representada fuera de las oficinas, locales o establecimientos.
2. Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos a clientes.

Debe entender, que estos gastos se vinculan con clientes, con el objetivo de fortalecer los lazos comerciales. Ejemplo:

• Reuniones con principales clientes.
• Agasajos en favor de sus clientes.
• Entrega de vinos a sus principales a clientes.
• Entrega de agendas a sus clientes

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE GASTOS DE REPRESENTACIÓN Y GASTOS DE PUBLICIDAD?

Los gastos de representación se otorgan específicamente a aquellos clientes que ya pertenecen a la empresa o con los cuales comúnmente se dan transacciones comerciales, conocidos como los “clientes fieles”.

No obstante, los gastos de publicidad se dan a los clientes ya existentes y posibles clientes, es decir se dan de manera general, no solamente a aquellos que ya son clientes de la empresa, sino a aquellos que aún no lo son con la intención de captarlos.

Ejemplo 1:

BACKUS SAC es una empresa de cervecería, la cual otorga 50 vinos a su principal cliente “EL BAR SAC”. Esto constituye un gasto de representación.

Ejemplo 2:

BACKUS SAC decide otorgar 50 vinos con el logo de la empresa a todos aquellas personas que se acerquen a su STAND ubicado en PLAZA SAN MIGUEL. Esto constituye un gasto de publicidad, toda vez que se está otorgando no específicamente a sus clientes actuales, sino de manera general.

ACREDITACION DEL GASTO

Para sustentar estos gastos, se recomienda lo siguiente:

• Comprobante de pago (Indispensable)
• Bancarización del gasto cuando corresponda.
• Especificar el nombre del cliente con quien se dio el gasto y la finalidad.
• Fotos, videos
• La empresa debe emitir una boleta de venta al cliente cuando le otorgue obsequios. Este comprobante debe contener la leyenda “TRANSFERENCIA GRATUITA”

CASO PRACTICO

La empresa VISUALCONT SAC en el año 2020 ha incurrido en los siguientes gastos dirigidos a sus principales clientes:

• Entrega de Whiskys a su cliente “INFORMATIC SAC” valorizado en S/ 12,000
• Consumo en restaurantes por reuniones con clientes por S/ 35,000

Datos adicionales del año 2020:

Ingresos brutos 3’500,000

Descuentos y devoluciones 60,000

Contabilización de compra y entrega de whiskys

Emisión de Boleta de Venta a nombre del beneficiario

La empresa debe emitir una Boleta de Venta con la leyenda “TRANSFERENCIA GRATUTITA”. Se debe registrar la Boleta en el Registro de Ventas y posteriormente efectuar el extorno por libro diario y realizar un asiento adicional por el IGV que pagará la empresa. El gasto por IGV es un gasto no aceptado, por ende, se tendrá que adicionar en la DJ ANUAL.

Contabilización de los almuerzos

Determinación del gasto deducible y no deducible

Se escoge el menor como límite, en este caso S/ 17,200

Asimismo, se debe reparar el IGV por el gasto no aceptado. Es decir, la empresa no puede utilizar el crédito fiscal referido a ese gasto, puesto que uno de los requisitos para hacer uso de este, es que el gasto sea deducible.

Este gasto no es aceptado como gasto, por ende también debe adicionarse en la DJ ANUAL.

Autor: Carlos Ramos R.

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