A continuación, y con el propósito de brindar información útil a toda nuestra comunidad, presentamos 20 preguntas frecuentes sobre las guías de remisión electrónicas y sus respuestas, que esperamos sean de utilidad para agilizar sus procesos de traslado de bienes.
1. ¿Cuántos ítems permiten las Guías Electrónicas?
Una respuesta óptima por el lado de SUNAT, es hasta 999 Ítems por guía.
2. ¿Quién genera la guía por evento?
Quien esté a cargo del traslado. Si es transporte privado, el remitente; si es transporte público, el transportista.
3. Si la guía ya cuenta con CDR y luego en el transcurso de la entrega, el cliente cancela o devuelve el pedido, ¿Se tiene que anular la Guía o emitir una nueva guía por evento? ¿Qué procede en estos casos?
Si el cliente anula la venta, ya sea porque cancela o devuelve el pedido, no necesariamente se anula la guía, pues si ya se inició el traslado, esto hace que esta guía sea válida. Con la misma guía se sustenta la devolución de los bienes al almacén.
4. Si mi empresa traslada su propia mercadería al destinatario, ¿puedo usar una sola Guía Electrónica (Guía remitente) o tengo que llenar dos Guías remitente y Transportista?
En este caso basta con una sola guía, la remitente; siempre que tenga los datos del encargado del transporte.
5. ¿De qué página se puede sacar el código producto que debo colocar en la Guía? ¿Es necesario que este código vaya en el libro de inventario permanente valorizado Kardex?
Se recomienda registrar este código como si fuera un código interno para tenerlo asociado. La página donde pueden encontrar los códigos del producto es la siguiente: https://cpe.sunat.gob.pe/informacion_general/codigoproducto
6. ¿Si las GRE se emiten desde el SEE del contribuyente requieren un OSE autorizado o podría ser el contribuyente con su área de sistemas solamente?
A partir del 1 de diciembre del año 2022, las guías de remisión electrónicas remitentes o transportista serán validados por la Sunat, por lo que no necesita una empresa OSE para este fin. VISUALCONT, en su rol de PSE, enviará los documentos hacia Sunat a través del nuevo método de comunicación que menciona la RS 123 -2022.
7. ¿En la GRE los datos del transportista son obligatorios? ¿Qué sucede si cambia de personal o unidad de traslado?
Si, los datos son obligatorios. Si se cambia de datos del personal encargado del traslado o de la unidad, hay que hacer otra guía de remisión.
8. ¿Si se presentan problemas con el retorno del CDR de Sunat y la entrega es urgente se puede utilizar Guía física y regularizar luego en el portal?
Si, se puede emitir de manera física por contingencia.
9. ¿Cuál es la vigencia de la norma para cada caso de contribuyente?
Los cambios y la posibilidad de ya no emitir desde OSE, entra en vigor el 01 de diciembre del presente año, 2022. La obligatoriedad, desde el 01 de enero de 2023, para los nuevos contribuyentes, desde el 01 de julio de 2023 para los principales contribuyentes y desde el 01 de enero de 2024, resto de contribuyentes. Adicionalmente, el traslado de los siguientes bienes, a partir del 01 de enero de 2023, debe estar sustentado con guía de remisión electrónica:
– Bienes importados
– Cemento, cuando se traslade en zonas bajo el control de bienes fiscalizados
– Arroz, azúcar, alcohol etílico cuyo traslado este afecto a detracción
10. ¿Se debe esperar a recibir la aceptación y envío del CDR para poder realizar la salida de la mercadería?
Sí. No se puede iniciar el traslado si no se cuenta con el CDR con estado aceptado y se genera el código QR.
11. Si al entregar la mercadería hubiera un artículo no conforme y el cliente recepciona físicamente los otros artículos conformes ¿qué hago con la Guía Electrónica emitida?
Esa guía de remisión es válida, pues sustenta el traslado de los bienes, independientemente si el cliente posteriormente no recepcionó todos.
12. Nuestra empresa va a emitir Guía de remisión transportista, ¿el cliente previamente debe registrar la Guía de remisión remitente?
Sí, primero se emite la guía de remisión remitente, y luego la transportista, porque en esta última guía se debe hacer referencia a la guía de remisión remitente.
13. ¿La partida arancelaria será obligatoria en algún caso?
Este dato será obligatorio en caso se esté realizando el traslado de bienes normalizados, los cuales están indicados en el catálogo N° 62 del Anexo N° 8: Catálogo de códigos de la Resolución N° 123-2022/SUNAT.
14. Sobre la emisión de la GRE ¿Es posible utilizarla para entregar la mercadería en nuestro propio local?
Si la entrega es en el local del cliente, no se necesita guía de remisión, ya que la guía sustenta un traslado. Si el que recoge es el comprador, este debe hacer su guía de remisión remitente con el motivo “compra”.
15. En el caso de mercadería de importación que ya está nacionalizada y salga del depósito temporal (DT) al almacén del cliente ¿Será obligatoria la partida arancelaria?
Si la mercadería en cuestión corresponde a un bien normalizado, sí es mandatorio enviar el código de la partida arancelaria y también el código de producto SUNAT.
16. ¿Cuánto tiempo tarda la implementación de esta Guía Electrónica, considerando que tenemos e-Gestor para Facturación electrónica?
La implementación de la guía de remisión electrónica remitente para la modalidad mixta o nube tiene una duración aproximada de 1 a 2 meses. Depende mucho de quién realice las modificaciones en el ERP y en la integración con TCI.
17. ¿Se debe de ingresar la partida arancelaria para todos los productos o solo los normalizados?
Solo cuando se realice el traslado de bienes normalizados.
18. Tenemos múltiples tramos en nuestros envíos, generalmente es 1 tramo como transporte privado y 1 como público. ¿Es necesario emitir 2 Guías ahora para ese pedido?
Es correcto. En este caso corresponde emitir GRE-R independientes por cada tramo.
19. ¿Cuándo ya se empiece a usar en el 2023 las Guías electrónicas, se puede a la par seguir usando las Guías físicas hasta agotar el stock?
Dependerá de la condición de obligatoriedad según lo indicado en el Anexo X de la R.S. N° 123-2022/SUNAT. Si, por ejemplo su empresa es un principal contribuyente, estaría obligada desde el 01.07.2023, pero realiza el traslado de arroz, azúcar, alcohol etílico o bienes importados, su empresa estaría obligada a emitir GRE-R desde el 01.01.2023 y para esa fecha ya no podría usar sus guías físicas; si, en cambio, la empresa aún no está obligada, puede usar seguir usando sus guías físicas en paralelo hasta que le corresponda pasar al modelo 100% electrónico.
20. ¿Habría algún inconveniente si el mismo sistema ERP envía el XML a Sunat sin necesidad de un servicio de por medio?
No es obligatorio que cuente con un PSE, pero se recomienda que cuenten con el servicio de un PSE. Por ejemplo, con VISUALCONT ahorras el esfuerzo y tiempo para interpretar la normativa y estructuras de la SUNAT, pues brindamos mayor valor a los procesos de facturación electrónica de tu empresa.
Si tienes alguna otra duda sobre los cambios en el proceso de llenado y emisión de guías de remisión electrónicas, escríbenos a asistencia@grupovisualcont.com o visita nuestras redes en Facebook
Para conocer más sobre las GRE y las formas de agilizar tus procesos de transporte de mercadería, ingresa aquí.
COMENTARIO
Las guías de remisión electrónica marca el antes y el después del cambio en las formas de preparar la información tributaria, la cual nos obliga a usar software, sistemas o programas para la preparación y emisión de este comprobantes, hay un punto crucial, el cual es hacer el estudio previo para ver el alcance con todos sus casos habidos y por haber, porque como sabemos una mala indicación en la opción de envío y la sunat te embarga tus mercadería y tu camion de transporte, por ejemplo en vez de colocar Venta, colocar traslado entre almacenes, o consigación. Las plataformas digitales nos ayudan pero el código tributario sigue siendo el mismo que sanciona cualquier infracción.
Att Roberto Maldonado Ortega
Especialista en Economía, Negocios y Sistemas Tributarios
