En el Perú, toda empresa o contribuyente con obligaciones tributarias debe mantener un adecuado control contable y cumplir con las exigencias establecidas por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT). Una de las herramientas clave en una fiscalización tributaria son los libros contables obligatorios, cuya correcta tenencia, registro y conservación pueden marcar la diferencia entre una fiscalización sin consecuencias o la imposición de sanciones y reparos tributarios.
Este artículo analiza de manera detallada qué implica la revisión de los libros contables por parte de SUNAT, cuáles son los libros obligatorios, qué debe hacer el contribuyente para estar preparado y cuáles son las consecuencias de un incumplimiento.
1. ¿Qué es una fiscalización tributaria?
La fiscalización tributaria es el procedimiento mediante el cual la SUNAT verifica el cumplimiento de las obligaciones tributarias del contribuyente. Esta puede abarcar un solo tributo o múltiples obligaciones, e incluir periodos fiscales completos o parciales. Las facultades de fiscalización de SUNAT están reguladas por el Código Tributario (Decreto Supremo N.° 133-2013-EF y modificatorias).
En este proceso, la entidad puede requerir la presentación de:
Declaraciones juradas.
Documentación contable y tributaria.
Libros y registros contables obligatorios.
Informes financieros y operativos.
Comprobantes de pago emitidos y recibidos.
2. Importancia de los libros contables en una fiscalización
Los libros contables no solo son un respaldo legal de las operaciones económicas de una empresa, sino también el sustento de las declaraciones realizadas ante la SUNAT. Su revisión permite a la Administración Tributaria verificar:
La veracidad de los ingresos, costos y gastos declarados.
La deducción correcta de tributos como el IGV y el Impuesto a la Renta.
La correcta aplicación de beneficios tributarios.
La integridad y oportunidad de la información contable.
En ese contexto, la omisión, adulteración o deficiencia en los libros contables puede ser causal de reparos tributarios, sanciones o incluso presunciones de evasión.
3. ¿Qué libros contables son obligatorios?
La obligación de llevar libros y registros contables depende del régimen tributario en el que se encuentra el contribuyente, así como de sus ingresos anuales. En términos generales, los libros exigidos pueden clasificarse en:
A. Libros principales:
Libro Diario.
Libro Mayor.
Balance de Comprobación.
B. Libros auxiliares y registros específicos:
Registro de Compras.
Registro de Ventas e Ingresos.
Libro de Inventarios y Balances.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Retenciones (4ta categoría).
Además, en casos especiales puede exigirse:
Registro de Consignaciones.
Libro de Caja y Bancos.
Libro de Planillas (para efectos laborales).
C. Regímenes contables según ingresos anuales:
4. Formatos aceptados por la SUNAT
Los libros pueden ser llevados en formato:
Físico (manual o mecanografiado): Siempre que se cumpla con el uso de libros empastados y foliados correctamente.
Electrónico (PLE – Programa de Libros Electrónicos): Obligatorio para quienes superen determinados montos o hayan sido notificados por SUNAT.
Sistemas contables propios autorizados: Empresas con sistemas computarizados también pueden llevar libros con autorización previa.
Desde 2023, el uso del Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) para llevar los registros de compras y ventas se ha ido generalizando, desplazando el uso exclusivo del PLE.
5. ¿Cuándo y cómo ocurre una revisión de libros contables?
A. Modalidades de fiscalización:
Revisión de escritorio: SUNAT envía un requerimiento por buzón electrónico solicitando determinados libros o registros.
Visita de inspección: Agentes de SUNAT se apersonan en el domicilio fiscal para revisar documentación in situ.
Fiscalización integral: Implica la revisión cruzada de declaraciones, libros, facturas, bancos, contratos, etc.
B. Procedimiento típico:
SUNAT emite una Carta de Fiscalización o Requerimiento.
El contribuyente debe presentar los libros solicitados dentro del plazo establecido (normalmente 10 días hábiles).
Se revisa la consistencia de los libros con las declaraciones y comprobantes.
Se puede solicitar ampliación de información o emitir observaciones.
Se cierra con una Resolución de Determinación o de Multa, si corresponde.
6. ¿Qué verifica la SUNAT en los libros contables?
Entre los principales puntos de control, destacan:
Que los libros estén legalizados en forma oportuna, en caso de libros físicos.
Que estén debidamente firmados por el contador y el representante legal.
Que no existan tachaduras, enmendaduras o hojas sueltas.
Que los asientos contables se realicen dentro de los plazos permitidos.
Que la contabilidad esté llevada de acuerdo con las NIIF y el PCGE.
Que no existan diferencias sustanciales entre los libros y las declaraciones (PDT, PLAME, PLE, etc.).
Que los créditos fiscales declarados estén debidamente sustentados.
7. Sanciones por omisión o errores en los libros contables
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con libros contables puede acarrear sanciones conforme al Código Tributario, en especial los numerales del artículo 175 y 176. Entre ellas:
A. Multas:
No llevar libros contables obligatorios: 0.6% de los ingresos netos del ejercicio anterior.
No exhibir libros ante requerimiento: 0.3% de los ingresos.
Llevar libros con datos falsos o incompletos: Multa + Reparos tributarios.
B. Pérdida de beneficios tributarios:
Rechazo del crédito fiscal del IGV.
Rechazo de gastos como deducción para el Impuesto a la Renta.
Pérdida de exoneraciones por régimen especial.
C. Presunciones de SUNAT:
En caso de no presentar libros, SUNAT puede determinar la deuda utilizando presunciones, lo que generalmente resulta en una mayor carga tributaria para el contribuyente.
8. ¿Cómo prepararse para una fiscalización de SUNAT?
La mejor forma de afrontar una eventual revisión de SUNAT es con prevención, orden y transparencia contable. Aquí algunas recomendaciones clave:
A. Mantén libros contables al día
Registra las operaciones dentro de los plazos establecidos.
Verifica que no haya asientos sin sustento documental.
Usa software contable autorizado y compatible con PLE o SIRE.
B. Revisa la consistencia tributaria
Los registros contables deben coincidir con las declaraciones mensuales y anuales (IGV, Renta, ITAN, etc.).
Revisa los cruces con PLAME, bancos y otras fuentes.
C. Conserva tu documentación
Facturas, contratos, recibos, reportes de compras y ventas, estados de cuenta, etc.
Digitaliza y respalda tu información de forma segura.
D. Capacita a tu equipo contable
En normativas tributarias vigentes.
En el uso de libros electrónicos y sistemas integrados.
En los procedimientos de fiscalización.
E. Realiza auditorías internas
Una revisión anual de tu contabilidad puede ayudarte a identificar errores o contingencias antes de una inspección oficial.
9. Casos frecuentes observados por SUNAT
Doble contabilización de gastos.
Falta de correlación entre compras registradas y comprobantes físicos.
Ingresos omitidos en el registro de ventas.
No aplicación de la prorrata del IGV cuando corresponde.
Libros firmados por contadores sin colegiatura vigente.
10. Consideraciones finales
En el contexto tributario peruano, los libros contables no son un mero formalismo, sino una herramienta fundamental para sustentar la transparencia y legalidad de las operaciones de una empresa. La SUNAT ha intensificado en los últimos años el uso de la fiscalización electrónica, cruzando información en tiempo real con los libros electrónicos, comprobantes digitales y plataformas como el SIRE.
En consecuencia, estar preparado para una fiscalización no debe ser una reacción ante un requerimiento, sino una actitud permanente de cumplimiento y orden. Un contribuyente que mantiene sus libros contables correctamente llevados, actualizados y consistentes con su realidad económica no solo reduce riesgos de sanción, sino que proyecta una imagen de solidez y formalidad ante la Administración Tributaria.
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