1. Introducción
En las operaciones comerciales, es frecuente que se presenten devoluciones de mercadería por diversas razones: defectos, discrepancias en los pedidos, incumplimientos contractuales, entre otras. En el contexto tributario peruano, estas devoluciones deben sustentarse adecuadamente para efectos del IGV (Impuesto General a las Ventas) y la Contabilidad Formal.
Sustentar una devolución de mercadería implica demostrar al SUNAT que la operación original (la entrega y gravamen con IGV) efectivamente fue revertida y que el gravamen se neutralizó correctamente. Este procedimiento evita penalizaciones, rechazos de créditos fiscales, anomalías en registros contables y fiscalizaciones inesperadas.
Este artículo explora:
¿Por qué es necesario este sustento?
¿Cuáles son los requisitos documentales?
¿Qué procedimientos seguir?
Casos prácticos.
Consecuencias de incumplimientos.
Recomendaciones prácticas.
2. ¿Por qué se exige sustentar la devolución?
El Código Tributario peruano exige que los contribuyentes acrediten sus operaciones gravadas o exoneradas con sustento documental correcto y suficiente. En particular, el numeral 11 del artículo 87 establece la obligación de conservar documentos que demuestren las operaciones realizadas.
Esto es clave porque:
El IGV soportado en compras se descuenta del IGV repercutido en ventas; una devolución implica anular ese soporte.
La inexistencia de sustento documental anula el crédito fiscal, aunque la operación sea real.
En caso de exigencia fiscal o requerimiento, el contribuyente debe presentar comprobantes válidos.
En resumen, el sustento protege el crédito fiscal, respalda registros contables y garantiza legalidad en devoluciones.
3. Documentación necesaria
3.1. Documentos de emisión
Factura o boleta original respaldando la venta inicial (con IGV incluido).
Constancia de devolución a través de notas de crédito o guía de devolución.
3.2. Nota de crédito
Emitida por el vendedor hacia el comprador, debe incluir:
Fecha y número correlativo.
Referencia a la factura/boleta original.
Motivo de devolución (como “mercadería defectuosa”).
Valores: monto total, IGV aplicado, subtotal, monto total devuelto.
Detalle de productos devueltos.
La nota de crédito sirve para reversar tributariamente la operación y restituir el crédito fiscal.
3.3. Guía de remisión
Cuando la mercadería se movilice, la guía de remisión (remitente y transportista) es obligatoria:
Fecha, remitente, destinatario.
Detalle exacto de ítems devueltos.
En caso de transporte propio, consignar datos del chofer.
Sirve como prueba material del traslado de los bienes devueltos.
3.4. Documentos adicionales
Acuerdos entre vendedor y comprador (opcional).
Confirmaciones de recepción firmadas.
Registro contable sistemático donde se incluya la devolución.
Evidencia visual o fotos de la mercadería, si procede.
4. Procedimiento formal paso a paso
A continuación, el proceso típico para sustentar una devolución empresarial:
4.1. Emisión de guía de remisión
Antes de trasladar la mercadería, el vendedor debe emitir la guía de remisión:
Indicar que se trata de “devolución de venta”.
Registrar de forma precisa los bienes devueltos.
4.2. Emisión de nota de crédito
A la par o tras la devolución física, se emite la nota de crédito:
Vinculada a la factura/boleta original.
Detalla los motivos y valores.
Refleja la reversión tributaria.
4.3. Recepción de mercadería
El comprador recibe la guía y mercadería.
Se firma conforme.
El comprobante queda guardado.
4.4. Registro contable
Ambas empresas registran:
Vendedor:
Débito en Ventas e IGV repercutido.
Crédito en Cuentas por cobrar o caja/banco (dependiendo si hubo pago).
Comprador:
Crédito en Compras e IGV soportado.
Débito correspondiente.
Listado sistemático en libros electrónicos o registros físicos.
4.5. Custodia de registro documental
Se archiva físicamente o digitalmente.
Debe estar accesible ante revisión fiscal.
5. Casos prácticos ilustrativos
Caso 1: Mercadería defectuosa—cliente aplica su garantía
Cliente detecta defecto.
Se emite guía y nota de crédito al cliente.
Se registra.
Mercaderías defectuosas quedan registradas como “Mercaderías para retiro”.
Vendedor las repara o desecha.
Se tiene sustento adecuado para la devolución.
Caso 2: Error en pedido
Se entregan productos incorrectos.
Cliente rechaza parcial o totalmente.
Se generan nota de crédito, guía y registro contable.
Reposición con nuevos productos.
Caso 3: Acuerdo comercial posterior
Se acuerda devolución no inmediata (contrato o carta convenio).
Al concretarse devolución física, se emiten guía y nota de crédito.
Se documenta el contrato como respaldo.
6. Aspectos tributarios clave
6.1. Impacto en el IGV
El IGV gravado se revierte con la nota de crédito.
El sistema SUNAT permite registrar créditos y débitos fiscales con respaldo correcto.
6.2. Plazos legales
El artículo 87 exige conservar documentos por 4 años, o más ante fiscalización .
La nota de crédito debe emitirse dentro del periodo tributario correspondiente de la venta.
6.3. Fiscalización y riesgo
En ausencia de guía o nota de crédito, SUNAT puede rechazar crédito fiscal.
Puede generar multas e intereses, desaprobando el IGV soportado.
7. Riesgos por no sustentar correctamente
Pérdida del IGV: sin nota de crédito formal, el monto permanece gravado.
Multas tributarias: por documentos no válidos, guías incorrectas, deudas.
Rechazo de compras: contabilidad desprestigiada.
Fiscalizaciones onerosas: periodo en revisión, sanciones económicas.
Deterioro de credibilidad: con clientes y proveedores.
8. Recomendaciones generales
Agilizar devolución física con guía formal.
Emitir nota de crédito en tiempo cercano a la devolución.
Conciliar ventas y devoluciones en sistemas contables.
Conservar formatos originales y digitales.
Capacitar al personal operativo y administrativo.
Auditorías internas periódicas para detectar deficiencias.
Coordinar con SUNAT ante casos especiales (exportaciones, ventas mixtas).
9. Integración con plataformas digitales
Con la adopción de comprobantes electrónicos y guías digitales por SUNAT, la documentación se automatiza:
Las guías electrónicas pueden emitirse vía sistemas ERP y SUNAT SOL.
Las notas de crédito deben estar vinculadas electrónicamente.
Facilita almacenamiento ordenado, búsqueda rápida y trazabilidad de devoluciones.
10. Devoluciones complejas
10.1. Exportaciones
Mercadería vendida al extranjero que retorna.
Requiere giro aduanero de exportación, manifiesto de retorno, nota de crédito.
Debe coordinar aduanas y SUNAT.
10.2. Garantías mixtas
Garantía que cubre devolución o reposición.
Se requiere sustento conforme al tipo de mecanismo elegido.
10.3. Contratos con prórrogas
Convenios que permiten devolver mercadería en plazos prolongados.
Deben especificarse en documento legal para servir de respaldo.
11. Conclusión
Sustentar una devolución de mercadería no es solo un requisito fiscal, es una práctica contable y comercial responsable. Garantiza que:
El IGV se neutralice correctamente.
La contabilidad refleje la realidad de flujo de bienes.
Se eviten contingencias con SUNAT.
Se preserve la confianza entre empresas.
Insiste en emitir guía de remisión y nota de crédito, registrar oportunamente, custodiar evidencias, y coordinar internamente. Así, las devoluciones se gestionan limpia, legal y eficazmente.
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