EXCEL BASICO EN CONTABILIDAD

En la actualidad una forma de controlar y llevar las cuentas de una empresa es la contabilidad en un exel

Para la contabilidad el excel hoy en dia es muy usual. Sobre todo, para las empresas mype (pequeña y medias ) empresas.hay  muchos  profesionales que aun lleban a  cabo   la contabilidad en Excel les brinda mucha facilidades.  .

La segunda razon es por el costo . Excel no es un programa totalmente gratuito ya que, de una forma u otra, finalmente se tiene que pagar una licencia de Microsoft Office. y algunos  profesionales que recurren a alternativas de «sucedáneos de Excel» con los que realizan su contabilidad.

Qué inconvenientes tiene la contabilidad en Excel

Tal y como hemos dicho, las ventajas de una contabilidad en Excel posee estrictamente dos ventajas. La primera de ellas es su aparente facilidad. Tal y como demostraremos más adelante al hablar de la alternativa a la contabilidad en Excel (que serían los software de contabilidad y preferiblemente aquellos que operan en la nube), esta aparente facilidad es en realidad falsa.

Digamos que Excel no es netamente un programa de contabilidad. Es más bien un programa en el que «puede» ayudar en  la contabilidad. Sin embargo, hay diferencias sustanciales entre ambos conceptos que de hecho pueden resultar fatales para un negocio.

En concreto, Excel es una  herramienta basica que nos ayuda en nuestra contabilidad. Es decir, nos sirve únicamente para realizar descripciones y registros  y posteriormente deben manejarse de una forma basica. Por ello, podemos decir que, como consecuencia de que Excel no es una herramienta de contabilidad, deja demasiado margen al error humano. La causa está en que Excel nos permite reflejar los datos pero no procesarlos de forma automáticay exhaustiva.

por lo tanto, podemos decir que la contabilidad en Excel como una alternativa de anotar cuentas pero no de operar con ellas ni hacer operaciones de segundo nivel relacionados con la misma. Simplemente hay que pensar en qué tipo y qué cuantía de pérdidas puede haber por una contabilidad donde el error humano sigue estando presente.

Es entonces cuando fijamos de que la segunda ventaja de Excel es en realidad una ventaja aparente. Fruto de los errores que propicia por no tratarse de un software de contabilidad serían todas las pérdidas que puede ocasionar simplemente por no procesar de forma coordinada los datos de contabilidad.

Ventajas de la contabilidad a través de software específicos

En la  contabilidad en el  Excel tendríamos ya realizada con programas específicos para ello. Entre las mejores alternativas estaría el software de contabilidad visualcont

1.- Un software de contabilidad es una herramienta integrada y coordinada

Como hemos mencionado, la contabilidad en Excel es una herramienta netamente descriptiva, sirve simplemente para registrar los datos de nuestra contabilidad. El procesamiento de los mismos debe hacerse posteriormente de forma particular, generalmente por profesionales de la contabilidado por parte de los mismos profesionales

Estainformacion es propia de los datos lleva muchas veces al error. Estos errores se traducen en pérdidas en último término. Es así que un software de contabilidad funciona de forma integrada haciendo que los datos que se introducen en él sean procesados de forma automática y precisa. Con ello se minimizan todo lo posible los fallos que pudieran producirse.

KARDEX VALORIZADO EN METODO PROMEDIO

Una de las herramientas más poderosas para una empresa es el kardex de inventario, pues con la sistematización de cada uno de los movimientos de la mercancía se hace posible optimizar el proceso de administración (en tiempo real) en coordinación con todos los departamentos.

Es importante que en tu emprendimiento  cuentes con un kardex de inventario para que controles mejor un metodo de tus registros y movimientos. A continuación explicaremos en qué consiste, cuál es su estructura y cómo llevarlo a cabo.

¿Qué es un kardex?

El kardex es un documento para administrar la mercancía que un negocio tiene en su almacén. En él se realiza el registro de los cambios que suceden con los bienes, materia prima o productos de la empresa. Principalmente se enfoca en los movimientos de entradas y salidas de productos comerciales del inventario.

De manera más específica, un kardex de inventario se encarga de controlar las entradas de mercancía que se pueden dar por compra a proveedores o devoluciones de consumidores o clientes. En la misma línea también es responsable de dar seguimiento a las salidas de mercancía por venta de productos y dentradas de las mismas , y en algunos casos  tambien por perdidas o robos.

Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales

Cada empresa elige el tipo que más le conviene y se ajusta a sus productos. En estos tres métodos para llevar el kardex de inventario se conserva el mismo formato base que se desglosó anteriormente. Lo que cambia es el orden en que se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.

1. Sistema kardex con método promedio (usualmente el mas utilizado)

Un kardex de inventario bajo el método promedio ponderado es aquel que da un precio de venta más equilibrados que otros metodos ; ya que para obtenerlo se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total existente de dicho producto. De esta forma todos los artículos tienen el mismo precio, sin importar que su entrada a almacén y su costo de adquisición sean diferentes entre sí.

2. Sistema kardex con PEPS

Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha de caducidad o tienden a deteriorarse con el tiempo; de esta forma se evitan pérdidas de mercancía. Conviene aplicarlo para amortiguar la inflación de una economía.

3. Sistema kardex con UEPS

El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tengan fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el paso del tiempo. Esta es una forma de generar más utilidades. Sin embargo, su aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias inconsistencias administrativas.

REGISTROS DE VENTA

¿Que son los registro de venta ?

Importancia

Su registro nos da como resultado el Impuesto Bruto o Débito Fiscal y tiene que  colocar  la tasa el Impuesto del 18% sobre base Imponible equivalente  al valor de venta de las mercaderías que toda empresa transfiere o vende

¿Para qué sirven los registros de ventas?

En primer lugar, esta práctica sirve para conocer la situación general del negocio respecto a las ventas, ya sea de un producto o un servicio.

por lo tanto, es practico para darse cuenta  de otros datosrelevantes como qué productos o servicios se venden más, cuáles son aquellos que menos venden y el aumento o disminución de ventas en ciertas temporadas.

Con esto también se produce un historial que ayuda a distinguir patrones de ventas para tomar ciertas medidas; por ejemplo, aumentar la promoción en temporadas bajas de venta, ofrecer descuentos, preparar una mayor producción para responder a la demanda de los consumidores en temporada alta o retirar del inventario algunos productos.

Este cúmulo de informe que permite gobernar mejor tu empresa y tomar decisiones más seguras. A su vez, el padron de ventas representa una gran ayuda para que la empresa realice sus declaraciones fiscales y pague los impuestos correspondientes; de hecho, en algunos países es un requisito tributario.

¿Cómo hacer un registro de ventas?

1. escoge el formato del padron de ventas.
2. Determina la frecuencia y explica a tu equipo.
3. consignar los movimientos de ventas.
4. Solicitar más datos a los clientes.
5. ordenar con el inventario.
6. alcanzar la cifra de ingresos.

1.Elige el formato del registro de ventas

Antes de crear tu documento para registrar tus ventas, determina cuáles son los datos que debe incluir, estos dependen de la naturaleza de tu negocio. En términos frecuentes , los pensamientos  que puede contener son fecha de la venta, hora de la venta, folio o nota de venta, razón social del cliente, nombre o código del producto o servicio, cantidad de productos adquiridos, precio del producto o servicio, y total de compra.

También  puede sumar una columna para el nombre del vendedor o cajero, el número de la caja registradora que efectuó la venta, fechas de pago en caso de que ofrezcas la modalidad de compra a meses, entre otras opciones. Elige los datos necesarios para el manejo y administración de tu negocio. Después crea un documento en Excel en el que los incluyas.

Para fines didácticos, te proponemos el caso ficticio de una hamburguesería.

2. Determina la frecuencia y explica a tu equipo

Cada empresa es libre de determinar los tiempos más adecuados para realizarlo. hasta se puede contar con un trabajador que se dedique precisamente  a captar los datos en tiempo real, dada la importancia de esta información.

unos cuantos establecimientos que realizan los enumerables de ventas por mes, por semana o por día; pero nosotros recomendamos la última opción, porque así es más fácil mantener los datos actualizados.

luego, debes fijar a los responsables de esta ocupacion y decir cómo se efectuara el registro de cada venta; a qué se refiere cada apartado del documento y cómo obtendrán los datos correspondientes: ya sea que los vendedores les compartan esa información o por medio notas o tickets de pago expedidos.

3. Registra los movimientos de ventas

No está de más mencionar que no hay que omitir ninguna venta, ya que las cuentas y el inventario perderían veracidad y el propósito de esta herramienta fallaría rotundamente; así que aconsejamos hacer una comprobación o revisión de datos. Es importante que la captura sea correcta, tanto en el texto como en las cifras.

De acuerdo con el ejemplo de Hamburguesas La Estrella vemos cómo se ha desarrollado el registro de sus ventas con la fecha, hora exacta, folio del ticket y datos del cliente: nombre del cliente y su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) o Número de identificación Fiscal (NIF)  (como se le llame en tu país); código, cantidad y precio del producto, y el total de la venta.

calcular el total se multiplica la cantidad por el precio en la hoja de cálculo.

En el caso de que en una compra se haya conseguido más de un producto, se deben asentar los datos de cada artículo vendido.

4. Solicita más datos a los clientes

realamente la tecnología nos consiente comunicarnos y partir información buenamente,  te aconsejamos que la utilices y pidas más datos a tus clientes. Por ejemplo, algunos negocios solicitan el correo de sus compradores para enviarles allí su factura en formato digital. Esto también es muy útil para desarrollar una campaña de email marketing.

Cuanta más información poseas de ellos te será más sencillo entenderlos y, por lo tanto, brindarles mejores productos y servicios. Para ello puedes abrir otra hoja en el mismo archivo de Excel para ir capturando los datos de contacto de tus clientes. En el caso de nuestro vemos que ha logrado obtener de sus clientes su nombre y apellido, RFC o NIF, correo electrónico, número telefónico y dirección.

Un software de venta es la mejor opción para que esta tarea se haga de forma automática, porque además de recabar los datos de tus clientes, optimizas la comunicación con ellos por medio de mensajes, llamadas y correos electrónicos. Puedes enviarles documentos y contenido de tu marca, así como compartir las cotizaciones que te pidan. Con esto te ahorras los molestos errores de captura de datos y puedes generar reportes de ventas al momento.

5. Coordina con el inventario

Además de la base de datos incluida en el mismo archivo, puedes anexar el inventario de tu almacén para actualizar la salida de mercancía. De esta forma podrás revisar más fácilmente los detalles, como la fecha y hora, así como la cantidad que fue vendida. Incluso puedes coordinarlo con el registro de los gastos de tu empresa, para configurar un balance de tus recursos que evalúe las entradas y salidas de efectivo del negocio.

6. Obtén la cifra de ingresos

Una de las ventajas de los registros de ventas es que puedes obtener los ingresos totales de tu negocio con solo hacer una suma en la hoja de cálculo. Ya sea que uses la función de SUMA (indicando la primera celda y la última que deben sumarse; o bien, relacionando la columna de total más una celda vacía y haciendo clic en el botón de AUTOSUMA.

Luego, al resultado se le restan los gastos de tu negocio correspondientes al mismo periodo y así obtienes las ganancias de tu empresa.

Respecto a la hamburguesería vemos que, al realizar la suma de la columna de total, obtuvo como resultado $2778 de ingresos, conforme las 12 ventas que ha hecho en lo que va del mes de agosto.

También un  registro de ventas podrás identificar a tus consumidores  habituales  para iniciar una estrategia de retención de clientes, con la que les des ciertos incentivos para que sigan fieles a tu marca.

Hasta aquí hemos llegado con todo lo esencial del registro de ventas. Esperamos que este ejemplo te sea de utilidad para empezar a realizar una correcta administración de tu negocio.

PLANILLA  DE TRABAJADORES EN EL EXEL 2023

¿Qué es una planilla de remuneraciones?

La planilla de sueldo es un registro auxiliar donde se apunta a los colaboradores, pensionistas, modalidades formativas y terceros de la empresa. Los trabajadores deben ser ingresados el mismo día que ingresar a la empresa a prestar servicios.

Por otra parte, la planilla de trabajadores se registra mensualmente mediante el T-Registro y PDT PLAME en forma mensual.

PLANILLA DE REMUNERACIONES EN EXCEL COMO HACERLA Y QUE TENER EN CUENTA

Todas las empresas que  se encuentran dentro del ámbito de lo formal cuentan con una planilla de remuneraciones, planilla de jornales o como la  denominen en tu país; la gran mayoría suele llevar esta información en Excel ya que es mas flexible a la hora de trabajar, sin embargo al revisar varios formatos comunes de planillas de remuneraciones en Excel he podido ver que no se esta llevando de la forma mas eficiente, complicandose el trabajo en vez de facilitarlo más aún que nos encontramos en la era delT-REGISTRO y PLAME, a continuación te dejo algunos tips para que mejores su manejo y al final de la publicación un archivo para su descarga (También se incluye el asiento contable de la planilla de remuneraciones con el PCGE)

EJEMPLO

La planilla de remuneraciones debe trabajarse en una sola hoja sin importar el número de trabajadores pero si teniendo en cuenta el periodo de tiempo, es decir si trabajas la planilla del mes de  enero debes tener una sola hoja que contenga dicha información para  tal periodo, esto con la finalidad de evitar confusiones y tener una área de trabajo 100% visible.

Tasas, porcentajes, comisiones y otros datos variables: Esta información debe estar registrada de forma aislada y no consignarla dentro de  fórmulas ya que su condición es variable por ejemplo que pasaría si el Estado como medida de recaudación decide incrementar a 10% el concepto de SALUD (actualmente es 9%) esto obligaría a buscar que fórmulas contienen dentro de ellas esta tasa para posteriormente cambiarlas situación por la cual es más conveniente controlar estas variables de forma separa y ante cualquier eventualidad simplemente cambiarlas.

Con respecto a las formulas a usar: La idea es tener una planilla de sueldo  en excel totalmente automática que ante cualquier cambio todo se actualice, para eso no se debe dejar datos sueltos, se debe definir claramente los datos variables que en su mayoria siempre se tratan de porcentajes y los datos fijos. Las fórmulas que debes dominar son escencialmente las siguientes, es casi un hecho que si no sabes usarlas tendrás muchos problemas y más trabajo por hacer:

• Función buscarv(): Es una de las más usadas ya que te permite obtener información de tus trabajadores con tan solo saber su número de DNI.
• Funciones Lógicas y / o: Son escenciales no existe planilla de remuneraciones que no usen estas formulas.
• Función Si: Se podría decir que es en conjunto con las funciones lógicas las funciones perfectas para aplicarlas a las planillas de remuneraciones ya que te permiten evaluar condiciones y de acuerdo a eso aplicar criterios.
• Función Sumaproducto: Si quieres trabajar menos te recomiendo aprender el uso de esta fórmula, en el archivo a descargar pueden ver su uso.
• Sumar, restar, multiplicar, dividir: Son las más basicas y siempre estan presene.

En la imagen se aprecia  que todos los datos estan vinculados por una fórmula esto nos consiente que ante cualquier cambio todo se actualice, a esto personalmente lo denomino «no dejar un dato suelto»; comentarles que en el archivo pueden encontrar el asiento contable de la planilla de remuneraciones usando el PCGE.