Introducción
En el entorno empresarial peruano, la gestión contable y tributaria adquiere una relevancia creciente. Para las empresas y personas naturales que realizan negocios, el adecuado llevado de los libros y registros contables no solo es un requerimiento formal, sino que constituye una herramienta clave para el control interno, la transparencia y el cumplimiento de obligaciones con la SUNAT. En este artículo amplio y actualizado al año 2025, veremos en detalle qué libros y registros contables son obligatorios en el Perú, según el régimen tributario, los ingresos obtenidos, el formato (manual, computarizado, electrónico), los plazos, las sanciones, las últimas modificaciones normativas y las mejores prácticas para llevarlos adecuadamente.
1. Marco normativo y principios generales
La obligación de llevar libros y registros contables en el Perú se sustenta en la normativa tributaria que regula los asuntos vinculados al impuesto a la renta, al IGV, así como al control de las operaciones económicas de los contribuyentes. Por ejemplo, la página de orientación de SUNAT señala que la obligación tiene como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio anterior y la UIT vigente.
Asimismo, es importante tener presente que el tipo de régimen tributario en que se encuentre el contribuyente (por ejemplo, el Nuevo Régimen Único Simplificado – NRUS, el Régimen Especial de Renta – RER, el Régimen MYPE Tributario – RMT o el Régimen General de Renta – RG) define qué libros son exigidos.
En 2025, la norma más reciente que afecta al llevado de libros contables es la Resolución de Superintendencia N.º 000257‑2025/SUNAT, que modifica plazos máximos de atraso del Libro de Inventarios y Balances, del Libro Diario (o de formato simplificado) y del Libro Mayor. Esta resolución entra en vigor el 1 de agosto de 2025.
Con ello, las empresas deben adaptarse no solo al tipo de libros determinados por régimen e ingresos, sino también a los formatos, plazos y la exigencia de llevarlos correctamente, incluso en versiones electrónicas.
2. Obligación según régimen tributario y volumen de ingresos
La sección “Libros y Registros Contables Obligatorios” del portal Emprender de la SUNAT especifica claramente la obligación para cada régimen tributario. A continuación se resume:
a) Nuevo Régimen Único Simplificado (NRUS)
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Los contribuyentes afiliados al NRUS no están obligados a llevar libros ni registros contables. Solo deben conservar los comprobantes de pago emitidos y los que sustentan las adquisiciones realizadas, en orden cronológico.
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Este régimen está orientado a los pequeños negocios con ingresos reducidos, por lo que la carga documental es mínima.
b) Régimen Especial de Renta (RER)
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Los contribuyentes acogidos al RER están obligados únicamente a llevar:
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Registro de Compras
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Registro de Ventas
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No se exige llevar Libro Diario, Libro Mayor ni Libro de Inventarios y Balances como regla general.
c) Régimen MYPE Tributario (RMT)
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El régimen MYPE está orientado a micro y pequeñas empresas. La obligación de libros depende del nivel de ingresos anuales. Según la página de SUNAT:
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Ingresos netos hasta 300 UIT:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario de Formato Simplificado
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Ingresos brutos desde más de 300 UIT hasta 500 UIT:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario
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Libro Mayor
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Ingresos brutos mayores a 500 UIT y que no superen 1,700 UIT:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario
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Libro Mayor
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Libro de Inventarios y Balances
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d) Régimen General de Renta (RG)
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En el régimen general, los libros exigidos dependen también del volumen de ingresos brutos del contribuyente. Según la SUNAT:
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Ingresos brutos hasta 300 UIT:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario de Formato Simplificado
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Ingresos desde más de 300 UIT hasta 500 UIT:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario
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Libro Mayor
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Ingresos mayores a 500 UIT y hasta 1,700 UIT:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario
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Libro Mayor
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Libro de Inventarios y Balances
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Ingresos brutos anuales mayores a 1,700 UIT:
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Contabilidad completa, que comprende: Libro Caja y Bancos, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor, Registro de Ventas y Registro de Compras.
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Nota: La UIT (Unidad Impositiva Tributaria) para 2025 debe verificarse según la tasa vigente para ese ejercicio.
3. Formato y llevado de los libros: manual, computarizado, electrónico
El portal de la SUNAT también analiza las modalidades en que los libros y registros pueden ser llevados.
Manual / Computarizado:
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Cuando los libros se llevan en forma manual (hojas físicas) o con sistema computarizado (no electrónico), se exige legalización antes de su uso: los notarios o jueces correspondientes colocan una constancia en la primera hoja del libro o registro y sellan todas las hojas, las cuales deben estar foliadas.
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Si se llevan en hojas sueltas o continuas, deben empastarse, incluir las hojas anuladas (tachadas o inutilizadas de forma visible).
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En caso de pérdida o destrucción de los libros (por siniestro, asalto u otros), se debe comunicar a la SUNAT en un plazo máximo de 15 días hábiles, adjuntando copia certificada de la denuncia, y rehacer los libros en un plazo de 60 días calendario (o solicitar prórroga).
Formato electrónico:
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El uso del formato electrónico ha cobrado mayor relevancia y obligatoriedad para determinados contribuyentes. Por ejemplo, el sistema SIRE – Sistema Integrado de Registros Electrónicos permite el llevado de los Registros de Ventas e Ingresos Electrónico (RVIE) y del Registro de Compras Electrónico (RCE).
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En la sección de preguntas frecuentes de SUNAT se expone que, si se detecta un error luego de haber generado el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico, se debe anotar en el mes abierto la fila completa con la información correcta y usar el Estado “9”.
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Es importante destacar que, en 2025, el cumplimiento electrónico se extiende según cronograma determinado por la SUNAT, de acuerdo al tipo de contribuyente y al ejercicio anterior.
4. Plazos de atraso y novedades para 2025
Una de las novedades relevantes para 2025 es la Resolución de Superintendencia N.º 000257-2025/SUNAT, que modifica los plazos máximos de atraso de determinados libros asociados al Impuesto a la Renta.
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El Anexo 2 de la Resolución N.º 234-2006/SUNAT se modifica para establecer que el plazo máximo de atraso del Libro de Inventarios y Balances, del Libro Diario (o de Formato Simplificado) y del Libro Mayor será tres (3) meses desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
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Esta modificación busca mejorar la correcta determinación de los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta y facilitar la verificación de la información anotada en dichos libros.
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La resolución entra en vigencia el 1 de agosto de 2025.
Esto implica que los contribuyentes deben tener especial cuidado con los plazos de cierre y atraso de sus libros contables al cierre del ejercicio, para evitar incumplimientos que puedan derivar en sanciones o dificultades en las fiscalizaciones.
5. Importancia, riesgos y sanciones por incumplimiento
Tener los libros y registros contables en regla no sólo es una obligación formal, sino una práctica indispensable para la salud financiera, tributaria y de gobierno corporativo de la empresa. Un artículo especializado lo resume así: “Los libros contables son registros oficiales donde se documentan todas las operaciones financieras y económicas de un negocio… La SUNAT exige que las empresas mantengan estos registros… ya que son fundamentales para garantizar la transparencia y el cumplimiento fiscal”.
Los principales riesgos de no llevarlos o llevarlos incorrectamente son:
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Imposibilidad de demostrar la operación registral de gastos, ingresos, activos o pasivos ante la SUNAT, lo que puede causar que ciertos gastos no sean aceptados como deducibles.
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Infracciones tributarias que pueden implicar multas, recargos e incluso la suspensión del RUC en casos reincidentes.
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En fiscalizaciones, la SUNAT puede requerir los libros, registros y sus soportes. Si no existen o están mal llevados, la empresa puede ser objeto de la presunción de operaciones y bases imponibles.
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Pérdida de credibilidad ante entidades externas (auditores, bancos, inversionistas) si los estados contables no están adecuadamente soportados por libros legales.
Cabe indicar que la multa por no llevar libros o por llevarlos defectuosos puede variar según el régimen tributario, y parte normalmente de un porcentaje de los ingresos declarados.
6. Prácticas recomendadas para un adecuado llevado al 2025
Para asegurar un cumplimiento robusto y minimizar riesgos, se recomienda lo siguiente:
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Identificar correctamente el régimen tributario y el límite de ingresos del ejercicio anterior, para determinar qué libros y registros están obligados.
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Mantener actualizado el valor de la UIT que corresponde al ejercicio en cuestión, ya que los rangos están expresados en UIT.
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Legalización o adecuado formato electrónico: Si se opta por formato manual o computarizado, respetar la legalización antes del uso (sellos, foliado, empaste). Si es electrónico, asegurarse de cumplir cronograma, formatos y generación de archivos conforme al sistema SIRE / PLE.
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Plazo de llevado y atraso: Tener en cuenta la modificación normativa de 2025 que establece máximo 3 meses de atraso para algunos libros clave.
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Conservación y respaldo documental: Conservar, por el periodo que la ley exige, los libros, registros, documentos y soportes de las operaciones. Comunicar a SUNAT pérdidas o destrucciones en plazo.
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Revisión periódica interna: Implementar controles internos para asegurar que ventas, compras, inventarios, activos y pasivos estén registrados correctamente, que el libro mayor sume, que los registros sean consistentes con los estados financieros, etc.
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Transición al formato electrónico cuando corresponda: Verificar si la empresa está obligada al sistema SIRE o PLE, y en ese caso, tener los recursos humanos y tecnológicos adecuados, porque los errores en libros electrónicos pueden tener implicancias más estructurales.
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Cierre contable anual cuidado: Al cierre del ejercicio, revisar que todos los libros se encuentren completos, que las hojas estén foliadas o que los archivos electrónicos correspondan al periodo, para cumplir con los plazos legales.
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Capacitación continua: Dado los cambios normativos (como la RS 000257-2025) y la evolución de los sistemas de libros electrónicos, es indispensable que el equipo contable y tributario esté actualizado.
7. Casos prácticos y ejemplos aplicados al Perú 2025
Ejemplo 1: Contribuyente acogido al RMT con ingresos netos = 250 UIT
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Régimen: RMT
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Ingresos netos estimados: 250 UIT (< 300 UIT)
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Libros obligatorios:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario de Formato Simplificado
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Puede llevarlos en formato manual o computarizado; sin embargo, debe legalizarlos antes del uso si es manual.
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Si decide migrar al formato electrónico porque aplica SIRE, debe observar el cronograma y los formatos del registro de ventas e ingresos (RVIE) y registro de compras electrónico (RCE).
Ejemplo 2: Empresa régimen general con ingresos brutos = 1,000 UIT
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Régimen: RG
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Ingresos brutos: 1,000 UIT (mayores a 500 UIT y menores o iguales a 1,700 UIT)
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Libros obligatorios:
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Registro de Ventas
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Registro de Compras
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Libro Diario
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Libro Mayor
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Libro de Inventarios y Balances
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Si lleva libros en formato manual/computarizado, debe legalizarlos, foliarlos, empastarlos incluyendo hojas anuladas.
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Debe observar el nuevo plazo de atraso de 3 meses desde el cierre del ejercicio para Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor (por la RS 000257-2025).
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Si está obligado a llevar libros electrónicos (por SIRE u otro), debe cumplir la norma, incluso aunque quisiera llevar en manual ya no pueda, si la SUNAT lo exige.
Ejemplo 3: Persona natural con negocio acogida al NRUS
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Régimen: NRUS
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Ingresos modestos
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No está obligada a llevar libros o registros contables, solo conservar comprobantes de pago y adquisiciones en orden cronológico.
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Sin embargo, si sus ingresos aumentan y sale del NRUS, pasará a otro régimen y deberá comenzar a llevar los libros correspondientes en el ejercicio siguiente.
8. Transición hacia lo electrónico y desafíos en 2025
La tendencia del sistema tributario peruano es hacia la digitalización, lo que implica que los libros y registros contables tendrán cada vez más exigencias electrónicas: validaciones automáticas, estado del registro, integraciones con comprobantes electrónicos, etc. Por ejemplo:
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La página del SIRE detalla que a partir de enero 2025 los contribuyentes que al 31/12/2024 están obligados a llevar los Registros de Ventas e Ingresos y de Compras y no son principales contribuyentes tendrán que emplear el sistema electrónico.
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En la guía de preguntas frecuentes se explica que, si bien se puede optar por consolidar diariamente las boletas de venta/tickets en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (siempre que no otorguen derecho a crédito fiscal y se disponga de un sistema de control detallado).
Los desafíos para las empresas incluyen: asegurarse de que el sistema de contabilidad esté preparado para generar registros electrónicos conforme a las especificaciones de SUNAT; que los equipos contables conozcan los formatos; que se integren los comprobantes electrónicos con los libros; que se evalúen los riesgos de omisión o error en los registros y se tomen controles adecuados.
9. Preguntas frecuentes y aclaraciones al 2025
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¿Puedo seguir usando libros manuales aunque tenga obligación electrónica?
Si la SUNAT te ha designado para llevar libros electrónicos, ya no es posible usar los libros manuales como principal. Debes migrar al sistema electrónico. -
¿Qué libros debo llevar si mi régimen cambia en el año?
Si al inicio del ejercicio estás en un régimen y posteriormente cambias a otro, debes analizar los ingresos estimados, el período del cambio y llevar los libros exigidos desde el inicio del nuevo régimen. En muchos casos, se debe cerrar el libro anterior y comenzar el que corresponde. -
¿Cuál es la vigencia del plazo de atraso de 3 meses?
En virtud de la RS 000257-2025, el plazo de atraso de 3 meses para los libros indicados entra en vigor el 1 de agosto de 2025. -
¿Qué pasa con los libros de los sujetos que inician actividades en el ejercicio?
Según la SUNAT, los perceptores de rentas que inician actividades generadoras de rentas de tercera categoría en el curso del ejercicio considerarán los ingresos que estimen obtener. -
¿Y si pierdo o destruyo los libros contables?
Debes comunicar a la SUNAT en un plazo de 15 días hábiles, presentar la denuncia policial, y rehacer los libros en un plazo máximo de 60 días.
10. Conclusiones
El llevado de libros y registros contables en el Perú representa una obligación esencial para empresas y personas naturales con negocio. No se trata solo de un trámite, sino de un proceso estructurado que aporta control, transparencia y cumplimiento tributario. En 2025, reforzar este aspecto es aún más relevante debido a la modernización de los sistemas electrónicos, los plazos de atraso más estrictos (como los 3 meses para ciertos libros), y la evolución normativa de la SUNAT.
Para los contribuyentes, resulta imprescindible: identificar correctamente su régimen tributario, conocer los ingresos que determinan la obligación, adoptar el formato adecuado (manual o electrónico) y cumplir con la legalización o generación de archivos conforme a lo exigido. Además, la conservación de los libros, la correcta contabilización de las operaciones y la preparación ante eventuales fiscalizaciones son tareas que deben estar presentes en la gestión contable.
Finalmente, la digitalización creciente, la interoperabilidad entre comprobantes electrónicos y registros contables, y la exigencia de plazos y formatos obligan a que las empresas cuenten con sistemas adecuados, personal capacitado y procesos internos que aseguren el cumplimiento sin afectar la operatividad diaria.
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