Podemos señalar que las personas jurídicas –de forma similar a los seres vivos– nacen, crecen, se desarrollan y
mueren, periodo de tiempo a lo largo del cual se encuentran reguladas por el Derecho, desde su inscripción en los
Registros Públicos, situación que marca su nacimiento, hasta su extinción que igualmente se inscribe ante la citada entidad.
Sin embargo, durante el proceso que debe seguirse para lograr la inscripción de la extinción de la persona jurídica, se presentan una serie de circunstancias que no han sido reguladas con la prolijidad que el caso amerita, como es el supuesto de la responsabilidad por las actuaciones de la entidad en el ámbito civil, comercial, laboral o tributario de la extinguida, así como a quien corresponde la custodia de su acervo documentario.
I. ASPECTOS GENERALES DE LA EXTINCIÓN DE SOCIEDADES
1. ¿En qué consiste la extinción de sociedades?
En general, la extinción de sociedades puede ser entendida como el final de la existencia de la vida jurídica de la entidad, constituyendo el último paso en una senda, que se inicia con el acuerdo de disolución, prosigue con el procedimiento liquidatario, para terminar en la extinción de la entidad, siendo que para ser reconocida por todos los terceros, ya sean estos privados o públicos, requiere del elemento de publicidad que brinda su inscripción en los registros públicos. Así, de forma muy apropiada se puede señalar que:
“La extinción de sociedades es la última etapa para oficializar el cierre de una empresa o negocio. La inscripción de la extinción en la Sunarp estará a cargo del liquidador, nombrado y presentado por la empresa en la inscripción de la disolución de sociedades.
Al realizar la extinción de la sociedad y luego la baja de RUC de persona jurídica, la empresa dejará de existir como tal para la sociedad y las diferentes entidades reguladoras, como Sunat y Sunarp”
2. Principales hitos de la regulación del proceso que culmina en la extinción de sociedades
Como primer punto, debemos precisar que nos vamos a referir al proceso regulado en la Ley General de Sociedades
(LGS), Ley N° 26887, el mismo que difiere del regulado en el Decreto Legislativo N° 1427 que se encuentra limitado a la extinción de sociedades bajo el supuesto específico de prolongada inactividad.
Así, la Sección Cuarta de la LGS regula en sus Títulos I, II y III, respectivamente, la disolución, liquidación y extinción de sociedades.
Para fines didácticos, resumimos las causales de disolución de la LGS en el siguiente cuadro:
Culminado el trámite de disolución, prosigue el proceso de la liquidación regulado en el artículo 413 de la LGS,
según el cual, disuelta que fuera la sociedad, se da inicio al citado proceso, conservando la sociedad disuelta su personalidad jurídica mientras dura el proceso de liquidación y hasta que se inscriba la extinción en el Registro, siendo que, desde el acuerdo de disolución, cesa la representación de los directores, administradores, gerentes y representantes en general, asumiendo los liquidadores las funciones que les corresponden, quienes tienen como una de sus principales atribuciones el hacer efectivas las acreencias para pagar a los acreedores, y de ser el caso, repartir el haber social remanente.
Finalmente, en el artículo 421 de la LGS se regula la extinción de la sociedad, señalando dicho artículo que, una vez
efectuada la distribución del haber social, la extinción de la sociedad se inscribe en el Registro, siendo que la solicitud se presenta mediante escrito firmado por el o los liquidadores, indicando la forma cómo se ha dividido el haber social, la distribución del remanente y las consignaciones efectuadas y se acompaña la constancia de haberse publicado el aviso del balance final de la liquidación.
Asimismo, al inscribir la extinción se debe indicar el nombre y domicilio de la persona encargada de la custodia de
los libros y documentos de la sociedad. Cabe indicar que, si algún liquidador se niega a firmar el escrito, no obstante haber sido requerido, o se encuentra impedido de hacerlo, la solicitud se presenta por los demás liquidadores acompañando copia del requerimiento con la debida constancia de su recepción.
II. DE LA OBLIGACIÓN DE CONSERVACIÓN ESTABLECIDA POR EL DECRETO LEGISLATIVO N° 1536
1. Incorporación de la persona responsable de la custodia de los libros, registros y demás documentación
El artículo 3 del Decreto Legislativo ha incorporado, entre las definiciones del Decreto Legislativo N° 1427, al “responsable de la custodia de los libros, registros y demás documentación”, definiéndolo como se detalla a continuación:
2. Plazo de conservación de los libros, registros y demás documentación de la sociedad
De otro lado, el citado artículo 3 del Decreto Legislativo ha incorporado la sexta disposición complementaria al Decreto Legislativo N° 1427, la misma que está relacionada con el “plazo de conservación de los libros, registros
y demás documentación de la sociedad”, obligación que resumimos en el siguiente gráfico:
III. ASPECTOS TRIBUTARIOS DE LA CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS
1. De la obligación de almacenar, archivar y conservar los libros y registros
De acuerdo con el numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario, los administrados están obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la Administración Tributaria, debiendo:
Tal como puede apreciarse de lo previsto en el referido artículo, se impone una obligación a los administrados con-
sistente en almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados bajo cualquiera de sus modalidades, es decir, de manera manual, mecanizada o electrónica, por un espacio de tiempo de 5 años 6 o durante el plazo de prescripción (4, 6 o 10 años, según sea el caso, acorde a lo establecido en el artículo 43 del Código Tributario), el que sea mayor, ello en la medida que se desea salvaguardar el interés del fisco.
2. ¿A quién corresponde la conservación de los libros y registros electrónicos?
Sobre el particular, y sin perjuicio de lo previsto en el glosado numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario, es
del caso indicar que la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT, resolución que implementa el llevado de determinados libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica, precisa en el numeral 10.1 de su artículo 10 que, corresponde a los generadores (deudor tributario) la conservación de los libros y/o registros electrónicos en un medio de almacenamiento magnético, óptico u otros similares.
A guisa de ejemplo, podemos señalar como medios que el generador puede utilizar para tal efecto, a los USB, CD, DVD o los discos externos.
3. De la infracción relacionada con la obligación de llevar libros y/o registros
Por su parte, el numeral 7 del artículo 175 del Código Tributario establece que constituyen infracciones relacionadas
con la obligación de llevar libros y/o registros, o contar con informes u otros documentos:
