La SUNAT establece formatos obligatorios y reglas precisas para los archivos planos utilizados en el reemplazo o ajuste de los registros electrónicos: Registro de Ventas e Ingresos Electrónico (RVIE) y Registro de Compras Electrónico (RCE). Estos documentos son esenciales para que SUNAT reciba, valide y procese la información tributaria correctamente.
1. Forma de uso de los archivos
Los archivos planos permiten al contribuyente modificar, complementar o incluso declarar la inexistencia de operaciones en un periodo. Pueden ser:
Archivos planos de reemplazo (cuando existe un propuesta previa generada por SIRE).
Archivos planos en blanco, indicando que no existieron operaciones en el periodo Comprobantes de Pago Electrónicos.
En ambos casos, deben cumplir con la estructura y reglas definidas por los anexos señalados por SUNAT (Anexos N.º 3 para RVIE y N.º 11 para RCE).
2. Estructura de nombre para los archivos
La SUNAT define un formato estricto para el nombre de cada archivo, de modo que se garantice su correcta identificación:
Para RVIE: se usa el Anexo N.º 3.
Para RCE: se usa el Anexo N.º 11.
Para Operaciones con no domiciliados: se utiliza la estructura definida en el Anexo N.º 13 (R.S. 040‑2022/SUNAT).
Cada estructura incluye componentes como:
Tipo de registro (RVIE / RCE / no domiciliados).
RUC del contribuyente.
Período: año y mes.
Indicadores adicionales: tipo de ajuste, correlativo, etc.
3. Estructura del RVIE (Reemplazo)
Cuando se sustituye o ajusta el Registro de Ventas, el archivo:
Debe ser plano y cumplir con la estructura de columnas y validaciones técnicas definidas en el Anexo N.º 3.
El nombre del archivo sigue el patrón de nomenclatura correspondiente, según el tipo y orden de reemplazo.
4. Estructura del RCE (Reemplazo)
De forma similar al RVIE, el archivo para reemplazar el Registro de Compras debe:
Cumplir con el Anexo N.º 11 respecto a formato y columnas.
Llamarse según la estructura definida en el mismo anexo, permitiendo reemplazos o ajustes.
5. Operaciones con sujetos no domiciliados
Cuando se informan operaciones con proveedores o clientes no domiciliados en Perú, se debe:
Generar un archivo plano específico con la estructura del Anexo N.º 13.
Nombrarlo según el formato estipulado en la R.S. 040‑2022/SUNAT.
6. Proceso de generación y recepción
El procedimiento es el siguiente Comprobantes de Pago Electrónicos:
Se genera un preliminar del RVIE o RCE desde el módulo correspondiente en SUNAT SOL.
El contribuyente puede descargarlo, revisarlo, modificarlo y reemplazarlo mediante un archivo plano.
Al generar y presentar el archivo, SUNAT devuelve una constancia de recepción con fecha/hora, nombre del archivo, hash, cantidad de comprobantes afectados, etc.
En caso de ajustes posteriores, se repite el proceso con el correlativo correspondiente.
7. Beneficios de la estructura estratificada
Claridad y control: cada archivo es identificable por periodo, tipo y orden de envío.
Validación efectiva: nombres y estructura obligan a cumplir con los anexos técnicos, reduciendo rechazos.
Trazabilidad completa: facilita auditorías al tener constancias claras de cada envío o ajuste.
Flexibilidad: permite ajustes reiterados (con correlativos), sin necesidad de reenvíos masivos.
8. Buenas prácticas
Descargar siempre el archivo preliminar para validar contra tus registros contables.
Nombrar y versionar cada archivo según los anexos correspondientes.
Conservar las constancias generadas por SUNAT en tu buzón electrónico.
Mantener actualizados los archivos de operaciones no domiciliadas cuando corresponda.
9. Conclusión
La estructura de archivos en el SIRE, tanto para RVIE como para RCE y operaciones con no domiciliados, es vital para asegurar una comunicación organizada y efectiva con SUNAT. Cumplir con los formatos y normas de los anexos garantiza la validez de cada envío y facilita el control tributario.
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